Dossier individuel

Les textes relatifs à la liberté d'accès aux documents administratifs autorisent les agents de l'Etat, comme tout citoyen, à se voir communiquer à leur demande tous les documents administratifs les concernant, sous réserve de quelques exceptions prévues par les textes.

Dispositions générales
L'ensemble des administrations de l'Etat, administrations centrales, délégations, missions et services extérieurs, ainsi que leurs établissements publics sont soumis aux obligations édictées par la loi.
Toutes les catégories d'agents, titulaires, contractuels, auxiliaires, vacataires, quelle que soit leur nationalité, bénéficient de ces dispositions.
La communication des documents non nominatifs est posée comme principe ; quel que soit l'intitulé d'un document, c'est son contenu qui est déterminant.
La loi garantit l'accès des demandeurs aux documents administratifs nominatifs les concernant ou qui leur sont opposés.
Les documents reconnus nominatifs -c'est-à-dire ceux qui portent une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne nommément désignée- ne sont pas communicables à des tiers.
Il peut être envisagé une communication partielle aux tiers d'un document contenant à la fois des informations nominatives et non nominatives.


Documents concernés
Ces différents documents nominatifs qui peuvent faire l'objet d'une demande de communication de la part des agents, sont pour l'essentiel regroupés dans leur dossier personnel..
Le dossier du fonctionnaire doit comporter toutes les pièces intéressant sa situation administrative, enregistrées, numérotées et classées sans discontinuité : cela concerne les documents qui ont trait au recrutement, à la notation, à l'avancement, à la position et à la discipline de chaque agent. Par contre, il ne peut être fait état dans le dossier d'un fonctionnaire, de même que dans tout document administratif, des opinions ou des activités politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques de l'intéressé.
Dans la réalité il n'existe aucune règle relative à la tenue des dossiers, chaque service gestionnaire ayant des usages particuliers.


Modalités pratiques
L'agent intéressé n'a pas à justifier des motifs de sa demande. Il doit adresser celle-ci par écrit à son directeur qui en assure la transmission au service gestionnaire compétent.
En cas de refus exprès ou tacite, l'agent dispose d'un délai de 2 mois à compter de la notification de refus ou de l'expiration du délai de 1 mois après pour saisir la CADA (Commission d'Accès aux Documents Administratifs). La saisine se fait par écrit. Le recours contentieux peut intervenir dans un délai de 2 mois après saisine de la CADA.
Dès réception du dossier demandé, l'agent est informé du jour et de l'heure où il peut le consulter.
La consultation du dossier (qui ne peut être effectuée que par l'agent seul) a lieu dans les locaux de la direction locale, en présence d'un supérieur hiérarchique (ou d'un fonctionnaire spécialement désigné à cet effet).
Toutefois l'agent peut se faire accompagner par la personne de son choix.
Une copie des pièces consultées peut être délivrée à l'agent qui en fait la demande : le dossier doit en tout état de cause être émargé et daté par l'intéressé qui a la faculté de joindre en annexe toute pièce ou commentaire personnel aux documents portant une appréciation sur lui ou pouvant avoir une conséquence sur son avancement ou sa carrière.

Tout litige sur l'application de ces dispositions doit être porté par écrit - directement - devant la Commission d'accès aux documents administratifs :

CADA, 31 rue Constantine, 75007 Paris